Procurement Manager

Procurement Manager needed for Devon House Development Limited (DHDL) to ensure that goods and services required by the MDA are procured and delivered as requested in accordance with Government of Jamaica Public Procurement Act 2015 and Regulations.

JOB TITLE: Public Procurement Manager 

Job Grade: 5

DEPARTMENT: Procurement 

REPORTS TO: Executive Director  

MANAGES/SUPERVISES: Public Procurement Officer 

JOB OBJECTIVE 

To ensure that goods and services required by the MDA are procured and delivered as requested 

in accordance with Government of Jamaica Public Procurement Act 2015 and Regulations. 

KEY OUTPUTS: 

• §Goods and Services procured and delivered 
• §Reports prepared 
• §Staff needs identified and addressed 
• §Procurement Policy updated 
• §Quotations Reported and obtained 
• §Procurement requests acknowledged and verified 
• §Staff evaluated and appraised 
• §Policies reviewed and recommendations made 
• §Recommendations made 
• §Guidance/Advice provided 
• §Information disseminated 

DUTIES AND RESPONSIBILITIES 

• §Provides advice to the Executive Director and Managers on procurement policies and procedures 
• §Participates in the operational plan and work programmes 
• §Advises the Assets & Property Manager of suppliers’ reliability/suitability and performance 
• §Attends meetings of Procurement Committee 
• §Represents the organization at Conferences, Workshops and Seminars 
• §Monitors and ensures that effective and up to date procurement records are maintained 
• §Monitors and ensures that procurement practices conform to the Financial Accounting and Audit Act (FAA) and Government Procurement Guidelines  
• §Monitors and maintains an inventory listing of all equipment brought within the organization 
• §Evaluates the performances of the Procurement Process along with the Assets & Property Manager and Committee members 

TECHNICAL/PROFESSIONAL RESPONSIBILITES  

• §Act as the Procurement Coordinator and Lead Evaluator  
• §Coordinate and conduct procurement compliance reviews 
• §Coordinate and conduct organization procurement training seminars/workshops 
• §Coordinated reports for submission to the MOFP, OCG, PPC and Cabinet 
• §Ensure that tender documents are prepared and disseminated according to GOJ standards  
• §Monitor the organization’s procurement activities to ensure conformity to the Procurement Plan 
• §Oversee the contact award process and the tendering process 
• §Provide advice on public procurement matters to officers 
• §Request Unit at Procurement and Contract Award Committees and Board meetings 
• §Represent Organization at PPC Sector Committee, PPC, Cabinet Infrastructure Committee meetings 
• §Review and approve contract award recommendations within the specified threshold 
• §Review procedure for the procurement of works, goods and services carried out by the Organization 
• §Review reports for submission to MFP, PPC, OCG and Cabinet 
• §Provides the Finance and Accounts Division with the necessary assistance and information as related to preparation of cheques for payments and reconciliation of accounts 
• §Manages, monitors and controls the procurement of goods and service and ensures that the objectives and basic principles of procurements guidelines and procedures and complied with 
• §Procures goods and services on a competitive basis without compromising quality and ensures proper storage 
• §Monitors the issuing of purchase orders and follows up for receipt/delivery of goods and/or services 
• §Prepares Budget for the Unit 
• §Certifies all invoices, payment orders and commitment vouchers prior to submitting to the Finance and Accounts Division 
• §Ensures that funds are allocated to meet the expenditure for goods prior to placement of orders and ensures that the procurement practices conform to procurement guidelines of the FAA Act 
• §Monitors and maintains contacts in the commodity market to keep abreast of price movements technological improvement and changes to ensure that orders for supplies are procured in the most efficient and economic manner 
• §Informs the relevant offices of changes in the Government Procurement Guidelines and Procedures and ensure implementation within Devon House Development Limited. 
• §Liaises with representatives of finding agencies and Government Departments on matters relating to purchases and external payments for goods to ensure that established guidelines, rules and regulations are adhered to 
• §Assists Senior Managers in developing guidelines for establishing priorities in the allocations of resources 
• §Monitors orders and re-orders levels in order to minimize incidence of extravagance and waste 

HUMAN RESOURCE  

• §Monitor and evaluates the performances of direct reports, prepares performance 

appraisals and recommend and/or indicates corrective actions where necessary to 

improve performance and/or attaining established personal and/or organizational goals 

• §Participates in the recruitment of staff for the Division/Unit and recommends transfer, 

promotions, terminations and leave in accordance with established human resource 

policies and procedures 

• §Provides leadership and guidance to direct reports through effective planning, delegation, 

communication, training, monitoring and coaching 

• §Ensure the welfare and development needs of skill in the Division/Unit are clearly 

identified and addressed 

• §Establishes and maintains a system that fosters a culture of teamwork, employee 

empowerment and commitment to the Division’s and organizations goals 

• §Participates in the evaluation of tenders 
• §Any other duties assigned as directed by the Executive Director 

PERFORMANCE CRITERIA 

• §Goods and services procured in accordance with Government of Jamaica FAA Act and Procurement Guidelines 
• §Comprehensive and accurate reports prepared and submitted within the agreed timeframe 
• §Accurate information disseminated 
• §Continuous guidance and advice provided as requested 
• §Procurement Policy updated and implemented within the agreed timeframe 
• §Quotation requested are authentic and meets the requirement of the Procurement Guideline 
• §Procurement of goods in a cost-effective manner is maintained 
• §Staff needs are clearly identified and addressed in a timely manner 
• §Staff performance meets or exceeds set targets 

CORE 

• §Excellent leadership and interpersonal skills 
• §Good customer relations skills 
• §Excellent oral and written communication skills 
• §Excellent problem solving and negotiation skills 

TECHNICAL 

• §Sound knowledge of the Government Public Procurement Act 2015 and Regulations 
• §Sound knowledge of the FAA Act 
• §Sound knowledge of Supplies Management 
• §Knowledge of Product Management 
• §Knowledge of Budget Preparation 
• §Knowledge of Contract Management 
• §Knowledge of Tender Management 
• §Proficiency in the relevant computer application software 

AUTHORITY 

• §Recommends leave, promotions and acting assignments 
• §Certifies invoice order, travelling claims 
• §Certifies Advance payment vouchers for the payment of goods and/or services 

SPECIAL REQUIREMENTS/WORKING CONDITIONS 

∙Will be required to work beyond normal working hours as the need arises. 

MINIMUM EDUCATIONAL REQUIREMENTS AND EXPERIENCE 

• §B.Sc. in Business Administration Management Studies, Public Administration, Public Sector Management Economics, Accounts or any related field 
• §Certificate in Public Procurement; UNDP/CIPS Level 3 or INPRI Level 4 and MIND 
• §Five (5) years related work experience in procurement of goods and services 

OR 

• §ACCA Level 2 
• §Certificate in Public Procurement; UNDP/CIPS Level 3 or INPRI Level 4 and MIND 
• §Five (5) years related work experience in procurement of goods and services 

OR 

• §Diploma in Accounting, Business Administration or any related fields 
• §Certificate in Public Procurement: UNDP/CIPS Level 3 or INPRI Level 4 and MIND 
• §Seven (7) years work experience in procurement of goods and services