POSITION DUTIES AND RESPONSIBILITIES

• Planning and Operation of weddings, groups, conventions and social events.
• Update the Groups Forecast, Event Schedule and Wedding Calendar for the current and future years.
• Maintain and issue group forecast, event schedules and wedding monthly calendar as required.
• Preparation and sending of BEOs to the departments involved
• Establish effective and efficient communication via email and phone with Wedding / Group planners.
• Sale of additional services for weddings and groups (upsale)
• Reserve tentative date and time for wedding / event requested by client or agency.
• Basic handling of SAP
• Coordination of Inspection Visits to the property; making sure to request courtesies for VIPS and inform the departments involved in the hotel in advance to achieve customer satisfaction during their visit and thus facilitate the closing of the business.
• Send a proforma to the client of the event before their arrival
• Collection management for the payment of the additional services of the group / wedding / event 45 days before the event.
• Preparation of Planner (budget / invoice) to send to the group / wedding.
• Supervision of assembly of events with suppliers and house departments.
• Manage a checklist of the event (s) to be held
• Preparation and delivery to receipts and income from the closing of the event (breakdown)
• Delivery of original invoices from suppliers with signature of business address and address general credit and collection for their respective payment.
• Participate in travel shows, trainings and sales activities assigned.
• Delivery of expense vouchers when trips are made by the company
• Issuing of groups, wedding proposals, contracts and quotations to client or agency.
• Confirmation of services with providers for the event (s)
• Schedule suppliers, vendors, entertainers, Ministers / Judges etc. for group events and weddings etc.
• Process / manage documents for the civil registry for legal weddings
• Deliver documents to the civil registry along with the payment where required.
• Send personalized welcome letter to the bride and groom and make an appointment with the bride and groom the day after their arrival at the hotel to refine the wedding details
• Send wedding schedule 5 days before the end of the month
• Check the room assignment of the couple and the group in the system
• The wedding package and extras will have to be fully paid before the day of the event
• Preparation of ceremony contract and reception and follow up for confirmation of the ceremony contract signed by the client.
• Collection management for the ceremony deposit payment.
• Check customer requests in case of special request
• Communicate feedback about groups, events, wedding clients, business opportunities and any challenges shared by the hotel clients and seek resulotion where may be required.
• Answer all emails from direct customers and travel agencies.
• Sending package information and general information about the hotel to prospects